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Tratamiento de datos personales

Decreto 237 del 5 de junio de 2018

 

POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN EL MUNICIPIO DE RIONEGRO, ANTIOQUIA

El alcalde del Municipio de Rionegro, Antioquia en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las del artículo 15, 20 Y 315de la Constitución Política de 1991, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y

CONSIDERANDO

  1. Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” constituye el marco general de la protección de los datos ·personales en Colombia y el tratamiento que las entidades deben profesar sobre ellos, el cual, de conformidad con su artículo 1°, tiene por objeto «desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”
  2. El artículo 2° de la Ley 1581 de 2012, establece que los principios y disposiciones contenidas en la citada ley ·serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de da os que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
  3. Que la Ley 1581 de 2012, por su naturaleza de ley estatutaria tuvo control previo de constitucionalidad por parte de la Corte Constitucional, de conformidad con el articulo 241 numeral 8, revisión que surtió mediante Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011, en la cual la Corte Constitucional declaró exequible el Proyecto de ley Estatutaria número 184 de 2010 Senado,046 de 2010 Cámara.
  4. Que en la Sentencia C-748 del6 de octubre de 2011, la Corte Constitucional establece frente a los datos personales y Principios del tratamiento de datos personales

«DATOS PERSONALES – Características

La jurisprudencia constitucional ha precisado que las características de los datos personales son las siguientes: i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona natural, ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida, gracias a la visión de conjunto que se logre con el mismo y con otros datos; iii) su propiedad reside exclusivamente en el titular del mismo, situación que no se altera por su obtención por parte de un tercero de manera lícita o ilícita, y iv) su tratamiento está sometido a reglas especiales (principios) en lo relativo a su captación, administración y divulgación.”

DERECHO AL HABEAS DATA Y PROTECCION DE DATOS – Principios del tratamiento de datos personales

El proyecto eje ley estatutaria establece en materia de tratamiento de datos personales los principios de legalidad, el de finalidad, de libertad, de veracidad o calidad, de transparencia, de acceso y circulación restringida, de seguridad y el principio de confidencialidad, principios éstos que no obstan para que en el proceso de administración de bases de datos se dé aplicación a los principios rectores derivados directamente de la Constitución al igual que a aquellos derivados del núcleo temático del proyecto de ley estatutaria, los cuales pese a no encontrase numerados se entiende incorporados en razón de una lectura sistemática del proyecto de Ley Estatutaria.”

  1. Que la misma Corte Constitucional en la citada Sentencia C-748 ha dicho que «la potestad reglamentaria tiene fundamento en lo previsto por el articulo 189-11 C.P., e implica que Ejecutivo está revestido de la facultad para expedir decretos, resoluciones y órdenes necesarios para la cumplida ejecución de las leyes. La potestad reglamentaria, en consecuencia, tiene naturaleza «ordinaria, derivada, limitada y permanente”. Es ordinaria en razón a que es una función de la Rama Ejecutiva, sin que para su ejercicio requiera de habilitación distinta de la norma constitucional que la confiere.

Tiene carácter derivado, puesto que requiere de la preexistencia de material legislativo para su ejercicio. Es limitada porque «encuentra su límite y radio de acción en la constitución y en la ley, por lo que no puede alterar o modificar el contenido y el espíritu de la ley, ni puede dirigirse a reglamentar leyes que no ejecuta la administración, así como tampoco puede reglamentar materias cuyo contenido está reservado al legislador’. Por último, «la potestad reglamentaria es permanente, habida cuenta que el Gobierno puede hacer uso de la misma tantas veces como lo considere oportuno para la cumplida ejecución de la ley de que se trate y hasta tanto ésta conserve su vigencia.»

  1. Que el presidente de la República de Colombia, en uso de sus atribuciones constitucionales, y en particular las previstas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en la Ley 1581 de 2012, expidió el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 «Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012», con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581de 2012.
  2. Que el Municipio de Rionegro es una persona jurídica y entidad pública que tiene registrados en sus bases, los datos personales de diferentes titulares, entendidos éstos, según la Ley 1581 de 2012, como personas naturales cuyos datos personales son objeto de tratamiento; esto es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  3. Que, con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, se deben reglamentar aspectos relacionados con la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales. Y para establecer las necesidades que tiene actualmente el Municipio de Rionegro, la Subsecretaria de las TIC realizó una encuesta a todas las dependencias de la Administración Municipal de la que se puede establecer la necesidad de contar con un Manual para el tratamiento de datos personales a aplicar por la entidad, ya que todas las dependencias realizan tratamiento de datos personales permanentemente.
  4. Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, «los responsables del tratamiento de datos personales deben ser capaces de demostrar, a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio, que han implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y este decreto, en una manera que sea proporcional a lo siguiente:
  1. La naturaleza jurídica del responsable y, cuando sea del caso, su tamaño empresarial, teniendo en cuenta si se trata de una micro, pequeña, mediana o gran empresa, de acuerdo con la normativa vigente.
  2. La naturaleza de los datos personales objeto del tratamiento.
  3. El tipo de tratamiento.
  4. Los riesgos potenciales que el referido tratamiento podrían causar sobre los derechos de los titulares.” 
  1. Que en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y de su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 «Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012», el Municipio de Rionegro como responsable del tratamiento de datos personales tiene el deber de adoptar un MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAM IENTO DE DATOS PERSONALES de los titulares, y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

En mérito de lo expuesto, el alcalde de Rionegro, Antioquia,

DECRETA

ARTICULO PRIMERO. Adoptar El MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAM IENTO DE DATOS PERSONALES EN EL MUNICIPIO DE RIONEGRO, ANTIOQUIA, el cual está contenido en el anexo que forma parte integral de este decreto.

ARTICULO SEGUNDO. AMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones del presente decreto aplican a todos los procesos del Municipio de Rionegro, Antioquia.

ARTICULO TERCERO. SUJETOS. Corresponde a las personas sobre las cuales recae la protección de datos y que se citan a continuación:

  1. Usuarios autenticados a través del portal del municipio de Rionegro www.rionegro.gov.co
  2. Ciudadanos
  3. Contratistas
  4. Proveedores
  5. Servidores
  6. Y todos los demás que establezca la Ley

PARÁGRAFO PRIMERO: El manual de tratamiento de datos, que se adopta por medio del presente decreto, debe ser acatado y aplicado en su totalidad por todos los colaboradores y las personas que están vinculadas de forma directa e indirecta al Municipio de Rionegro, para lo cual, la Oficina de Comunicaciones y Atención  al  Ciudadano  en  coordinación  con  la  Oficina  de  Gestión de  la Información, adelantaran la divulgación, sensibilización, asesoría y seguimiento para todas las personas que estén obligadas a su cumplimiento.

PARÁGRAFO SEGUNDO: El incumplimiento de las directrices de este manual, por parte de cualquier persona vinculada directa e indirectamente al Municipio de Rionegro, dará lugar a sanciones administrativas, disciplinarias y/o penales, según se estime conveniente.

ARTICULO CUARTO: IMPLEMENTACIÓN. Para la implementación del Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales en el Municipio de Rionegro, Antioquia, se dispondrá de tres (3) fases y con la utilización de los siguientes medios, así:

Primera Fase: Inscripción de las bases de datos con información sensible (datos personales) en el Registro Nacional· de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Segunda Fase: Implementación del acuerdo de privacidad en los Sistemas de Información y Activos de Información que contengan información personal.

Tercera Fase: Elaboración del procedimiento que deben seguir los titulares de los datos y las responsabilidades de los encargados del tratamiento de datos personales en el Municipio de Rionegro.

Medios para la implementación del Manual. Para la implementación del Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales en el Municipio de Rionegro, Antioquia, se utilizarán todos los medios, a través de los cuales se pueda proveer una comunicación efectiva respecto de la política de privacidad y protección de datos personales, tales como:

  1. Correo electrónico.
  2. Portal web: www.rionegro.qov.co
  3. Líneas de atención
  4. Casa de Justicia
  5. Centros de Servicio al ciudadano, como el Palacio Municipal y descentralizados como inspecciones. comisarias. corregiduría, sedes, entre otros.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los puntos de atención presencial atenderán las sugerencias, quejas y reclamos respecto de la ley de protección de datos personales, en los mismos horarios de atención al público en general.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Las dependencias que tengan a su cargo la elaboración de formatos donde se registre o actualice información de los sujetos establecidos en el presente decreto y en particular del artículo tercero del presente decreto, deberán integrar el texto informativo sobre el cumplimiento por parte del municipio de Rionegro de la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 respecto de la protección de sus datos personales.

PARÁGRAFO TERCERO: La Subsecretaria de TIC será la encargada de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el presente Decreto, y hacer seguimiento al desarrollo y ejecución de las fases descritas en el art culo cuarto del presente decreto.

ARTÍCULO QUINTO.  SOCIALIZACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN.  La socialización al público interno y externo de la implementación de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, y del presente decreto deberá realizarse a través de capacitaciones a todas aquellas personas; terceros o dependencias que manejen bases de datos de la Administración Municipal y que tengan relación directa o indirecta con el Municipio de Rionegro, Antioquia:

De igual manera se podrán utilizar otros mecanismos alternos como correos masivos, boletines e informativos que tenga el Municipio de Rionegro, Antioquia.

Se establecerá una cláusula de confidencialidad en aquellos contratos de prestación de servicios, convenios interadministrativos. licitaciones o cualquier otra forma de contratar por parte de la entidad, siempre y cuando para el cumplimiento del objeto contractual deba tratarse información de usuarios, ciudadanos, contratistas, proveedores y servidores públicos.

En los contratos que suscriba en el Municipio de Rionegro, Antioquia, cualquiera que sea su denominación y modalidad, deberá incluirse, cuando aplique, cláusula de política de privacidad y protección de datos personales.

Si el contratista es una persona jurídica que por su objeto social deba manejar bases, estas entidades también deberán haber implementado o adoptado el Manual de Políticas y Procedimientos de la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013.

ARTICULO SEXTO. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN.  El Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales en el Municipio de Rionegro, Antioquia será revisado y actualizado periódicamente, actividad que será liderada por la Secretaría de Servicios Administrativos a través de la Subsecretaria de TICs. contando, en lo que se considere necesarios. con la participación de todos los procesos del Municipio de Rionegro, Antioquia.

ARTICULO SPTIMO: VIGENCIA. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Dado en el municipio de Rionegro, Antioquia a los 05 JUN 2018

MANUAL INTERNO DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN EL MUNICIPIO DE RIONEGRO

  1. DEFINICIONES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, se entiende por:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  4. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas. a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos. entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  5. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
  7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  10. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  11. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  12. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable. 
  1. PRINCIPIOS RECTORES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, en el tratamiento de datos personales el Municipio de Rionegro aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: 

  1. Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz. completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
  7. Los datos personales. salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
  8. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ‘ presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  9. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. 
  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  • Razón Social: Municipio de Rionegro 
  • Nit: 890.907.317-2
  • Dirección: Calle 49 Número 50-05
  • Domicilio: Rionegro, Antioquia
  • Correo   Electrónico: atencionusuario@rionegro.gov.co
  • Portal web: https://www.rionegro.gov.co/
  • Teléfono: (+574) 520 4060 extensión 1110
  1. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD DEL MISMO

Los datos personales que recolecte el Municipio de Rionegro Antioquia serán utilizados para cumplir con el objetivo de su misión institucional y la atención del marco legal que la regula. Cualquier dato personal suministrado, podrá ser consultado, actualizado y rectificado por su Titular.

El usuario acepta que los datos personales son suministrados voluntariamente y que éstos no serán utilizados más allá de la finalidad mencionada, entendiendo que hay casos en que no es requerida dicha autorización, tales como: 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  2. Datos de naturaleza pública;
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 
  1. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El municipio de Rionegro cuenta con una estructura administrativa que asegura la debida atención de requerimientos. preguntas, quejas, reclamos y sugerencias relativos a la protección de datos, a fin de garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal, así como el derecho a revocar, cuando aplique, el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.

Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos que le asisten como titular de información, podrá presentarse personalmente o comunicarse con el Municipio de Rionegro así:

Sede Principal

  • Dirección de correspondencia: Calle 49 Número 50-05
  • Correo Electrónico: atencionusuario@rionegro.gov.co
  • Teléfono:(604) 520 4060 extensión 1110
  • Oficina de Atención al Usuario Casa Provincial
  • Dirección: Carrera 51Número 51 -13

Casa Provincial

  • Teléfono: (604) 520 4060 extensión 1110
  • Centro de Atención Municipal Especializado (CAME) San Antonio
  • Dirección: Carrera 558 Número 23 – 05 Parque de San Antonio de Pereira
  • Teléfono: (604) 520 4060 extensión 1122

Centro de Atención Municipal Especializado (CAME) El Porvenir

  • Dirección: Carrera 71 Número 39A – 35 Barrio el Porvenir Sexta Etapa
  • Teléfono:(604) 561 3211

Demás centros de atención que se habiliten posteriormente.

  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la ·autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  1. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños. niñas y adolescentes.

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales

Cumplidos los anteriores requisitos. el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca de luso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

  1. DEBERES DEL MUNICIPIO DE RIONEGRO COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Municipio de Rionegro como responsable del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular:
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento:
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 
  1. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

El Municipio de Rionegro ha adoptado procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades especificas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

9.1. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  2. Datos de naturaleza pública;
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

9.2. AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5º de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6º de la citada ley.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

  1. Informar al 1itular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
  2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento. así como obtener su consentimiento expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

9.3. MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581de 2012, El Municipio de Rionegro ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los titulares o de quien en se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto reglamentario 1377 de 2013, que garanticen su consulta. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

La autorización será solicitada por El Municipio de Rionegro de manera previa al tratamiento de los datos personales.

9.4. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

El Municipio de Rionegro conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, el Municipio de Rionegro podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

9.5. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a El Municipio de Rionegro revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

La revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

El Municipio de Rionegro ha puesto a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud revocatoria de la autorización otorgada.

  1. PROCEDIMIENTO PARA  EJERCER      LOS    DERECHOS  A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

10.1. PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DEL SOLICITANTE

Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley 1581 de 2012.podránejercerse por las siguientes personas:

  1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable
  2. Por sus causahabientes. quienes deberán acreditar tal calidad
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

10.2. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos en El Municipio de Rionegro. El Municipio de Rionegro suministrará a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por El Municipio de Rionegro, y se debe mantener prueba de ésta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (1O) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta. la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las disposiciones contenidas en leyes especiales o tos reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

El Municipio de Rionegro ha establecido mecanismos sencillos y ágiles que se encuentran permanentemente disponibles a los Titulares con el fin de que éstos puedan acceder a los datos personales que estén bajo et control de aquellos y ejercer sus derechos sobre los mismos.

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:(i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Et Municipio de Rionegro podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente conforme lo indica el decreto 1081de 2015. Para tal efecto. El Municipio de Rionegro deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

10.3. PROCEDIMIENTO DE  ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN

En desarrollo del principio de veracidad o calidad, en el tratamiento de los datos personales deberán adoptarse las medidas razonables para asegurar que los datos personales que reposan en las bases de datos sean precisos y suficientes y, cuando asilo solicite et Titular o cuando El Municipio de Rionegro haya podido advertirlo, sean actualizados. rectificados o suprimidos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento.  

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante El Municipio de Rionegro el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a El Municipio de Rionegro, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo. en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los Titulares podrán en todo momento solicitar a El Municipio de Rionegro la supresión de sus datos personales, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

10.4. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El titular, su representante, su apoderado o sus causahabientes, previa acreditación de esta condición, sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Municipio de Rionegro, de acuerdo con el procedimiento anteriormente mencionado.

10.5. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil

lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

10.6. PERSONAS A         QUIENES       SE       LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN.

La información que reúna las condiciones establecidas en la presente ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

  1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
  2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial:
  3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
  1. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Para la transmisión y transferencia de datos personales, se aplicarán las siguientes reglas:

  1. Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581de 2012.
  2. Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los siguientes términos:
    El contrato que suscriba el responsable con los encargados para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.
    Mediante dicho contrato el encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.

Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

  1. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
  2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
  3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales. 
  1. AVISO DE PRIVACIDAD

Todos los formularios físicos y digitales en los que se recolecten datos personales deben incluir el siguiente Aviso de Privacidad:

Con mi firma y de acuerdo con la ley estatutaria 1581 de 2012 de Protección de Datos y con el Decreto 1377 de 2013, autorizo como titular de los datos que plasmo que éstos sean tratados por el Municipio de Rionegro para cumplir con el objetivo de su misión institucional y la atención del marco legal quela regula, de conformidad con        el aviso           de        privacidad       publicado        en: https://rionegro.gov.co/wp-content/uploads/2020/11/Decreto-237-Tratamiento-datos-personales-2.pdf

De igual modo, declaro haber sido informado que puedo ejercerlos derechos de acceso, corrección, supresión, revocación o reclamo sobre mis datos mediante escrito dirigido a la dirección de correo electrónico atencionusuario@rionegro.gov.co o mediante correo físico remitido a la calle 49 # 50-05 Rionegro, Antioquia, indicando en el asunto el derecho que deseo ejercitar.

Cuando se recolecten datos personales sensibles, el Aviso de Privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.